Dans le cadre de notre stratégie de réduction des coûts, je me suis attaqué à la rationalisation de notre parc d’imprimantes. Nous en avons plusieurs centaines et c’est le résultat d’un empilement de demandes. Chaque cadre, chaque manager et même chaque utilisateur a tendance à exiger son imprimante individuelle…

J’ai tout entendu comme justifications : « Nous imprimons des documents confidentiels », affirme-t-on à la direction générale et chez le DAF… « Il nous faut de la couleur pour les Powerpoint », nous rétorque-t-on à la direction marketing…  « Je suis manager, donc j’y ai droit », m’affirment sans rire les cadres de direction de notre usine de Vatexibé-sur-Seine… « Des imprimantes partagées ? C’est la porte ouvert au flicage des travailleurs », clame Henri Caumassiasse, le délégué de la FUC (Fédération unitaire confédérale), parlant également au nom du SOT (Syndicat des ouvriers et travailleurs)… « Faire des allers-retours jusqu’à une imprimante partagée n’est pas bon pour la productivité », nous expliquèrent aussi les bras cassés qui ne tiennent pas le même discours dès qu’il s’agit d’aller fumer une cigarette ou de passer de longues minutes à la machine à café…

Mais qu’importe : la réduction des coûts ne se discute pas ! Nous avons commencé par une méthode douce. Joseph Inebecker, notre responsable des services généraux, a reçu comme consigne de retarder systématiquement de trois jours la livraison des consommables à tous ceux qui disposent d’une imprimante individuelle.

Et, il va de soi, de l’avancer de deux jours pour les quelques imprimantes partagées existantes. Mais cela n’a pas été extrêmement efficace : la plupart des utilisateurs ont acheté eux-mêmes leurs consommables et certains se les ont fait rembourser en notes de frais. J’avais suggéré qu’il serait judicieux de retenir à la source le prix des consommables sur la fiche de paie de celui qui les commande, mais la DRH ne pas m’a suivi (il faut dire que son service ne se prive pas d’imprimer en couleur les photos de vacances, des pots de départ et les portraits des rejetons à chaque nouvelle naissance…).

Nous avons donc pris des mesures plus radicales : suppression de toutes les imprimantes individuelles et achat d’un parc d’imprimantes partagées. Et pour ces dernières, nous avons installé des modèles utilisables uniquement en noir et blanc. A ceux qui me demandaient pourquoi, j’ai expliqué que la DSI s’était inspirée d’Henry Ford qui affirmait que ses clients avaient bien sûr le choix de la couleur de leur véhicule, à condition qu’elle soit noire.

Toutes ces belles machines de marque « C’est Rosse » ont été reliées à un système de pilotage centralisé censé faciliter la maintenance. Plus rien ne pouvait nous échapper ! Comme nous avons des bureaux dans toute la France, nous avons chargé un prestataire externe d’installer toutes les machines sur site. Quelle n’a pas été notre surprise, lorsque nous avons mis en œuvre notre application de télémaintenance de ne pas avoir la vision globale de l’ensemble du parc.

Il nous manquait une dizaine de sites. Notre prestataire nous a pourtant confirmé avoir bien installé la nouvelle machine, mais impossible de la visualiser dans l’outil de supervision ! Nous avons donc prévenu les responsables de sites que nous irions vérifier sur place : et, par miracle, les machines étaient effectivement installées ! Puis disparaissaient le lendemain de notre visite.

Nous avons depuis trouvé la solution de l’énigme : elle se trouvait dans les fichiers de sauvegarde. Ils contenaient des milliers de photos et les imprimantes étaient largement mises à contribution pour éditer en haute définition tous ces moments personnels, avec des pics en septembre (retour de vacances), à Noël (Ah ! les fêtes…) et en février (le ski !).

C’est sûr, imprimer en noir et blanc, c’est moins classe ! Les machines couleur avaient en fait été planquées dans un placard et le prestataire n’avait pas posé de question quand les responsables de sites avaient expliqué qu’ils conservaient les machines couleur comme imprimantes de secours. Depuis que nous avons menacé de déconnecter le système de messagerie et les accès à Internet à chaque fois que l’icône d’une imprimante disparaîtrait de notre outil de supervision, nous n’avons plus aucun problème. Et notre facture de consommables a chuté de 47,8 %...